5.573 Berkas Dokumen Pemko Siantar Dimusnahkan

SBNpro – Siantar

Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Siantar musnahkan 5.573 berkas arsip (dokumen) dari 11 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemko Siantar, Selasa (22/08/2023).

Pemusnahan arsip dilakukan di Gedung Serba Guna Badan Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Daerah (Bappeda) Kota Siantar, pasca memperoleh penetapan berkas yang akan dimusnahkan dari Walikota Siantar.

Pada kegiatan itu, awal pemusnahan arsip dilakukan secara langsung oleh Walikota Siantar, dr Susanti Dewayani SpA. Dengan cara, memasukkan berkas ke mesin pencacah kertas.

Dalam laporannya, Kepala Dinas (Kadis) Arsip dan Perpustakaan Kota Siantar, Hamzah Fansuri Damanik SSTP menyampaikan maksud dan tujuan dari pemusnahan arsip, serta melaporkan tata cara dan jenis arsip yang dimusnahkan.

“Maksud dari pemusnahan arsip ini, untuk mewujudkan efisiensi anggaran perawatan arsip, serta efektivitas fasilitas penyimpanan ruang arsip dan mewujudkan tata kelola arsip yang baik sesuai dengan kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan,” ucap Hamzah Damanik.

Selepas kegiatan, Kabid Pengelolaan Pelayanan dan Pengembangan Arsip pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Siantar, Sari Dewi Rizkiyani Damanik SSTP, menjelaskan tentang tata cara pengelolaan arsip di tingkat OPD, hingga penilaian terhadap arsip statis dan arsip yang dapat dimusnahkan (arsip non aktif).

Dikatakan Sari Dewi Rizkiyani, 5.573 berkas yang dimusnahkan, merupakan arsip non aktif yang berasal dari 11 OPD di lingkungan Pemko Siantar.

Diantaranya, berasal dari Sekretariat Daerah (dalam hal ini, dari Bagian Umum dan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa), Dinas Komunikasi dan Infromatika, Dinas Arsip dan Perpustakaan dan Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu.

Dinas lain yang arsipnya dimusnahkan, Dinas Pariwisata, Dinas Pengendakian Penduduk dan KB, Dinas Koperasi UMKM dan Perdagangan, Dinas Pendidikan, Dinas Perhubungan, Dinas Ketenagakerjaan dan Kantor Camat Siantar Utara.

“Arsip yang dimusnahkan kali ini, usianya dibawah 10 tahun, dengan klasifikasi arsip non aktif. Itu setelah melalui penilaian JRA (Jadwal Retensi Arsip),” ucap Sari Dewi Rizkiyani.

Ditambahkan Sari Dewi Rizkiyani, dari hasil JRA, ada arsip yang berusia kurang dari 10 tahun, namun tidak dimusnahkan. Karena masuk dalam klasifikasi arsip statis. Seperti, arsip yang bernilai sejarah, kekuatan hukum dan lainnya.

Kemudian, Hamzah Damanik melanjutkan, dinas yang dipimpinnya, kedepan akan membantu masyarakat untuk mengelola arsip rumah tangga.

“Kita akan bantu masyarakat kelola arsipnya agar lebih teratur dan memiliki file pendamping (back-up),” ungkap Hamzah Fansuri Damanik SSTP. (*)

Editor: Purba